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Im Gegensatz zu spezielleren Dokumentformaten wie Microsoft Office-Formaten, die jeweils einen bestimmten Dokumententyp umfassen, ist XML (eXtensible Markup Language) ein allgemeiner Standard, um Informationen jeder Art zu speichern. Durch die Erweiterbarkeit von XML können Autoren von XML-Dokumenten nach Belieben neue "Formen" von XML (XML-Dokumententypen) erstellen, in denen Informationen in der vom Autor gewünschten Struktur gespeichert werden. Dies ermöglicht eine potenziell unbegrenzte Anzahl von sehr unterschiedlichen XML-Dokumententypen, wodurch es unmöglich wird, alle XML-Dokumente automatisch zu handhaben: Jeder Typ muss für die Übersetzung anders verarbeitet werden. Einige der von memoQ verarbeiteten Dateiformate (einschließlich InDesign INX) sind sogar selbst XML-Dokumententypen. Der eigentliche XML-Dokumententyp wird normalerweise als ein Set an Regeln beschrieben, das als Schema bezeichnet wird. Eine DTD-Datei ist eine gebräuchliche Form davon. Eine DTD-Datei enthält die vollständige Beschreibung eines bestimmten Dokumententyps, und zwar in dem Sinne, dass sie alle möglichen Elemente, die Dokumente dieses bestimmten Typs enthalten können, sowie die möglichen Strukturen, in denen diese Elemente angeordnet werden können, beschreibt.

Um ein XML-Dokument für die Übersetzung vorzubereiten, muss zu übersetzender Textinhalt von der Struktur und dem nicht zu übersetzenden Inhalt getrennt werden. Dieser Prozess wird von memoQ jedes Mal ausgeführt, wenn ein XML-Dokument für die Übersetzung importiert wird, wobei die in der XML-Formatkonfiguration für den Dokumententyp festgelegten Regeln befolgt werden. Zum Importieren eines neues XML-Dokumententyps muss der Benutzer eine Formatkonfiguration erhalten oder erstellen. DTD-Dateien oder Beispieldokumente können dem Benutzer dabei als Hilfe dienen.

memoQ bietet einen anpassbaren XML-Filter, der verwendet werden kann, um praktisch jedes XML-Dokument für die Übersetzung zu importieren. Für neue XML-Dokumententypen muss eine Formatkonfiguration definiert werden.

Sprachen in XML

In XML wird das Attribut xml:lang verwendet, um die Sprache des Texts anzugeben. Einige Content Management-Systeme erfordern eine genaue Angabe der Sprache des Texts. Zu diesem Zweck wird das Attribut xml:lang in memoQ anders behandelt als andere. Sie können nicht steuern, wie das Attribut xml:lang verarbeitet wird. Vielmehr wird es in memoQ automatisch verarbeitet.

Sofern ein strukturelles Tag das Attribut xml:lang in einem importierten Bereich oder um einen importierten Bereich herum aufweist, wird der Wert des Attributs durch den aus 2 Buchstaben bestehenden ISO-Code der Zielsprache für das Dokument ersetzt, wenn das Dokument exportiert wird. Dies geschieht unabhängig von der eigentlichen im Attribut angegebenen Sprache.

Wenn ein Inline-Tag das Attribut xml:lang aufweist, wird dieses nur importiert, wenn jemand es manuell hinzufügt. Sie können Inline-Tags das Attribut xml:lang hinzufügen, Sie können jedoch keine Optionen angeben. Zudem wird der Wert des Attributs durch die Zielsprache ersetzt, wenn das Dokument exportiert wird.